Видят ли коллеги мои чаты?

Нет, пока вы сами не откроете доступ. Личный чат видите только вы, групповой чат видят его участники. Исключение одно: если агент открыт организации, все чаты с ним, включая ваши, коллеги могут читать, но писать в них не могут.

Как дать сотруднику моего агента?

Агента не передают, а открывают организации: «Настройки» → «Агенты» → агент → «Доступ» → «Кто может писать агенту» → «Организация». Коллега найдёт его в «Агентах организации», нажмёт «Начать чат» и примет инструкции.

Нужно ли сотруднику заново подключать сервисы и навыки?

Сервисы коллега даёт агенту свои. Если интеграция открыта организации, отдельный ключ ему не нужен. Навыки, которые вы хотите отдать коллегам, откройте организации в карточке навыка, строка «Видимость».

Можно ли подключить каждому сотруднику свою почту или свою 1С?

Да. Если у сотрудника свой аккаунт в организации, он подключает свою почту и свою 1С сам, и по умолчанию ими пользуется только он. На одном аккаунте тоже можно держать несколько подключений одного сервиса через «Добавить ещё» и каждому агенту включить своё, но тогда все чаты и подключения общие для всех, кто входит в этот аккаунт.

Видит ли администратор мои чаты?

Ваши личные чаты администратор в приложении не читает. Он видит все задачи организации и их запуски, ключи общих интеграций и может закрыть доступ к любому общему агенту.

Кому что видно

Всё, что вы создаёте, сначала видно только вам: агент, навык, задача, шаблон запроса, подключение, чат. Коллеги по организации видят это, только если вы сами открыли доступ. Делиться можно по отдельности: например, открыть организации навык и интеграцию, а агента и чаты оставить своими.

Уровни доступа

Везде, где можно поделиться, выбор называется одинаково:

«Только вы»: видите и пользуетесь только вы. Так стоит по умолчанию.
«Организация»: все участники вашей организации.
«Все по ссылке»: любой, у кого есть ссылка. Есть у навыка и чата.
«Выбранные участники»: только отмеченные коллеги. Есть у интеграции.

Что	Уровни	Где поменять
Агент	Только вы, Организация	«Настройки» → «Агенты» → агент → «Доступ» → «Кто может писать агенту»
Навык	Только вы, Организация, Все по ссылке	«Настройки» → «Навыки» → навык → «Видимость» или «Поделиться навыком»
Задача	Только вы, Организация	Задача → «Кто видит»
Шаблон запроса	Только вы, Организация	«Настройки» → «Шаблоны запросов» → шаблон → «Доступ»
Интеграция	Только вы, Организация, Выбранные участники	«Интеграции» → подключение → «Доступ» → «Кто может пользоваться»
Чат	Ссылки нет, Организация, Все по ссылке	Шапка чата → «Поделиться» → «Кто имеет доступ»

Менять доступ может тот, кто создал. Интеграцию ещё может открыть или закрыть администратор организации.

Чаты

Личный чат (вы и один агент) видите только вы. Коллеги и администратор его не читают.
Групповой чат видят его участники: агенты и коллеги, которых вы позвали. Подробнее: Групповой чат.
Ссылка на чат. Через «Поделиться» чат можно открыть организации или всем по ссылке. По ссылке чат только читают: писать в него и продолжать работу может только автор. Закройте ссылку, и чат снова виден только вам.
Чат с общим агентом. Если агент открыт организации, его чаты видят все участники. Об этом ниже.

Агент для организации

Агента можно открыть всей организации: коллеги пишут ему сами, и не нужно заводить такого же агента каждому. Владелец остаётся один, настройки агента ведёт он.

Что получают коллеги:

Инструкции. Коллега видит опубликованные инструкции и принимает их через «Посмотреть и принять», прежде чем писать агенту. Когда вы меняете инструкции, коллеги работают по прежней версии, пока вы не нажмёте «Опубликовать изменения».
Свои чаты и свои сервисы. Каждый пишет агенту в свой чат и даёт ему свои подключения. Ваши ключи, ваша память и ваш расход к коллеге не переходят.
Чтение всех чатов с агентом. Коллеги читают всю историю агента, включая ваши чаты с ним, а вы читаете их чаты. Писать можно только в свой: в чужом чате видна строка «Чат ведёт … Вы можете только читать». Чаты коллег открываются в меню «Чаты агента» в шапке чата.

Общий агент открывает свои чаты

Всё, что вы обсуждали с агентом до того, как открыли его организации, коллеги тоже смогут прочитать. Если чаты должны остаться вашими, держите личного агента на «Только вы», а для общего дела заведите отдельного агента и откройте организации его.

Откройте доступ

«Настройки» → «Агенты» → агент → «Доступ» → «Кто может писать агенту» → «Организация». Можно и попросить агента в чате: он пришлёт карточку с кнопкой «Открыть доступ», нажимаете её вы.

Коллега начинает чат

Агент появится у коллеги в «Настройки» → «Агенты» в блоке «Агенты организации». Кнопка «Начать чат» открывает его основной чат.

Коллега подключает свои сервисы

При принятии инструкций коллега отмечает, какие свои подключения дать агенту. Если нужная интеграция открыта организации, отдельный ключ не нужен.

Чтобы закрыть доступ, верните «Только вы». Коллеги больше не смогут писать агенту, их идущие ответы остановятся, а задачи с агентом встанут на паузу. Ваши настройки и чаты не изменятся, а свои чаты коллеги больше не видят.

Навыки, задачи и шаблоны

Навык. По умолчанию виден только вам. На «Организация» коллеги найдут его в каталоге навыков и смогут им пользоваться, на «Все по ссылке» его откроет любой пользователь Сам Решу. Видимость навыка можно сменить и в чате: «открой навык „Наценка по поставщикам“ организации». Подробнее: Навыки агента.
Задача. «Кто видит»: «Только вы» (и администраторы организации) или «Организация», тогда задачу и её запуски видят все участники.
Шаблон запроса. На «Организация» шаблон появится у коллег в списке шаблонов. При сохранении шаблона из сообщения есть галочка «Поделиться с организацией».

Интеграции

Подключение можно открыть коллегам в его карточке, вкладка «Доступ» → «Кто может пользоваться»:

«Только вы»: интеграцией пользуетесь только вы;
«Организация»: любой участник организации;
«Выбранные участники»: только отмеченные коллеги.

Коллеги работают через ваше подключение, но ключи видите только вы и администраторы организации: остальным доступно только использование. Действия агента коллеги в сервисе выполняются от аккаунта, через который создано подключение, поэтому для общей интеграции лучше отдельный рабочий аккаунт, а не личный.

Своя почта и своя 1С у каждого сотрудника

У каждого свой аккаунт. Сотрудник входит под своей почтой и сам подключает свой ящик, свою базу 1С и другие сервисы. По умолчанию подключение на «Только вы»: коллеги им не пользуются и его ключей не видят. Каждому сотруднику нужно своё место в тарифе организации.
Один аккаунт на нескольких. У одного сервиса может быть несколько подключений: в карточке подключённого сервиса нажмите «Добавить ещё», например для второго ящика. Затем в карточке каждого агента в «Сервисы» оставьте включённым только его подключение. Но вход, чаты, память и расход у такого аккаунта общие: всё видят все, кто в него входит. Чтобы чаты и доступы были раздельными, нужны отдельные аккаунты.

Чтобы агенты организации в сервисе только читали, администратор ставит в карточке подключения строку «Изменения» на «Только чтение»: агент тогда ничего не меняет, даже если попросить. Подробнее: Подключённые сервисы.

Что видит администратор

все задачи организации и их запуски, в том числе задачи на «Только вы»;
ключи интеграций, открытых организации;
общих агентов: администратор может закрыть доступ к любому из них, но не настраивает чужого агента.

Ваши личные чаты и групповые чаты, где его нет, администратор в приложении не читает.

Приглашение коллег

Коллегу приглашают в «Настройки» → «Участники» → «Пригласить участника». Роли:

«Участник» работает с агентами и своими задачами, без доступа к оплате и настройкам;
«Администратор»: всё, что участник, плюс люди, оплата, подключения и настройки. Назначает только владелец.

Каждому коллеге нужно свободное место в тарифе организации. Чтобы работать с человеком из другой компании, добавьте его в «Настройки» → «Контакты».