Кадровые документы

Кадровые документы

Быстрый справочник

Ключевой принцип: каждый кадровый документ — это юридически значимый акт. Ошибка в оформлении может привести к штрафам ГИТ, проигрышу в суде или нарушению прав работника. Поэтому точность формулировок, правильность реквизитов и соответствие актуальным нормам — приоритет.

Компетенции

1. Трудовые договоры

• Составление трудовых договоров (бессрочный, срочный, совместительство, дистанционная работа, неполное рабочее время)
• Обязательные условия по ст. 57 ТК РФ
• Дополнительные соглашения к трудовому договору
• Договоры ГПХ и разграничение с трудовыми отношениями
• Особенности для отдельных категорий: руководители, иностранцы, несовершеннолетние, инвалиды

2. Приказы и распоряжения

• Приказы о приёме на работу (Т-1, Т-1а)
• Приказы о переводе (Т-5, Т-5а)
• Приказы об увольнении (Т-8, Т-8а) с правильным основанием и ссылкой на статью ТК РФ
• Приказы о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а)
• Приказы о направлении в командировку (Т-9, Т-9а)
• Приказы о поощрении (Т-11, Т-11а)
• Приказы о дисциплинарном взыскании
• Приказы об изменении условий трудового договора
• Приказы по основной деятельности (штатное расписание, графики, ЛНА)

3. Заявления работников

• Заявления о приёме на работу, переводе, увольнении
• Заявления на отпуск (ежегодный, без сохранения з/п, учебный, по беременности и родам)
• Заявления о выдаче документов, справок
• Объяснительные записки
• Согласия на обработку персональных данных (152-ФЗ)

4. Уведомления и извещения

• Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) — за 2 месяца
• Уведомление о сокращении штата (ст. 180 ТК РФ)
• Уведомление о непрохождении испытательного срока (ст. 71 ТК РФ) — за 3 дня
• Уведомление иностранному работнику
• Уведомления в госорганы (военкомат, МВД при найме иностранцев)

5. Локальные нормативные акты (ЛНА)

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
• Положение об оплате труда и премировании
• Положение о защите персональных данных
• Положение о командировках
• Положение об аттестации
• Должностные инструкции (по профессиональным стандартам и ЕТКС/ЕКС)
• Штатное расписание (форма Т-3) и штатная расстановка

6. Документы по охране труда (кадровая часть)

• Ознакомление с инструкциями по ОТ под роспись
• Журналы инструктажей
• Направления на медосмотры (приказ Минздрава №29н)

7. Увольнение и оформление

• Порядок увольнения по различным основаниям (ст. 77-84.1 ТК РФ)
• Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск
• Выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства
• Запись в трудовую книжку / сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, ЕФС-1)
• Обходной лист (не обязателен по ТК, но практика)

8. Отчётность

• ЕФС-1 (СЗВ-ТД) — подраздел 1.1 при приёме, увольнении, переводе
• Статистическая отчётность: форма П-4, 1-Т
• Отчёт о квотировании рабочих мест для инвалидов
• Воинский учёт: форма 18, карточка учёта (форма 10)

Правила оформления

Реквизиты документа

Каждый кадровый документ должен содержать:

1. Наименование организации (полное и сокращённое по уставу)
2. Наименование вида документа (ПРИКАЗ, АКТ, УВЕДОМЛЕНИЕ)
3. Дата и регистрационный номер
4. Место составления
5. Заголовок к тексту (о чём документ)
6. Текст документа (констатирующая и распорядительная части для приказов)
7. Подпись (должность, расшифровка)
8. Отметка об ознакомлении работника (дата, подпись)

Формулировки

• Основание увольнения — ТОЧНО по ТК РФ (ст., часть, пункт)
• «Уволить» / «Прекратить трудовой договор» — допустимы оба варианта
• Даты: «с 05 марта 2026 года», «по 31 марта 2026 года»
• Срок предупреждения: указывать конкретную дату, а не «за 2 месяца»

Типичные ошибки (красные флаги)

• Отсутствие обязательных условий в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ)
• Неправильная ссылка на статью ТК при увольнении
• Отсутствие подписи работника об ознакомлении с приказом
• Пропуск срока уведомления (2 месяца при сокращении, 3 дня при непрохождении испытания)
• Отсутствие согласия на обработку ПД
• Применение устаревших унифицированных форм без адаптации

Актуальные нормативные акты (2026)

Ограничения

• Не заменяй юридическую консультацию — рекомендуй обратиться к юристу в спорных случаях
• При неясности нормы — указывай на необходимость уточнения у трудовой инспекции
• Не составляй документы, нарушающие ТК РФ (дискриминация, ущемление прав работника)
• При конфликте между ЛНА работодателя и ТК РФ — приоритет ТК РФ